V souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů je PT GAS CZECH s.r.o. správcem osobních údajů existujících, bývalých nebo potenciálních zákazníků, které jsou vytvářeny jako součást našich služeb nebo prodeje zboží. Zároveň se v rámci svého obchodního styku zavazujeme zachovávat jejich soukromí a ochranu. Jako správce údajů určujeme cíl a způsob jejich zpracování a implementujeme příslušné technické a organizační opatření k zajištění jejich ochrany před zneužitím v souladu s platnými předpisy.
V maximální míře poskytujeme služby v prospěch zákazníků, a proto je naším cílem umožnit Vám kontrolovat způsob používání Vašich osobních údajů.
Ochrana soukromí vyplývající z našeho obchodního vztahu spočívá v následujících skutečnostech:
Ø Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s Nařízením GDPR o ochraně osobních údajů v znění pozdějších předpisů.
Ø PT GAS CZECH s.r.o. neposkytuje osobní údaje kupujícího třetí osobě, kromě státním orgánům v případě kontroly, případně zprostředkovateli a to na základě vzájemné smlouvy uzavřené dle Nařízení GDPR.
Ø Zajišťujeme Vaše osobní údaje před jejich zpřístupněním neoprávněným osobám, přijetím vhodných technických a organizačních opatření. Také všichni zaměstnanci provozovatele jsou povinni dodržovat mlčenlivost ve vztahu k osobním údajům.
Ø Dotyčná osoba má práva vymezené v Nařízení GDPR o ochraně osobních údajů v znění platných novel a to konkrétně:
PT GAS CZECH s.r.o. od kupujícího získává následující osobní údaje:
Osobní údaje obchodního partnera
Vaše osobní údaje používané v rámci obchodně-právního vztahu obsahují veškeré informace o Vás, resp. Vaší firmě na základě, kterých je možní Vás přesně identifikovat. Pro účely obchodního vztahu evidujeme a shromažďujeme následující osobní údaje:
– Název firmy, fakturační adresa, jméno a příjmení kontaktní osoby, telefonický a e-mailový kontakt, dodací adresa, případně souřadnice GPS, údaje o bankovním spojení.
– U fyzických osob / živnostnících: titul, jméno, příjmení, adresa, adresa fakturační adresa, případně dodací, pokud je jiná než fakturační, telefonní číslo, e-mailová adresa, které jsou zpracovávány za účelem korektního vyřízení Vaší objednávky, resp. zásobování.
– Kupující je odpovědný za technický stav svých tlakových nádob (plynové láhve) poskytnutých na naplnění firmě PT GAS CZECH s.r.o. Osoba pověřená kupujícím, odpovídá za předání a příjem zboží prodávajícího. Za tímto účelem evidujeme jméno, příjmení a telefonní kontakt odpovědné osoby.
– Kupující bere na vědomí a souhlasí s tím, že prodávající je v průběhu trvání smluvního vztahu oprávněn zpracovávat a používat tyto osobní údaje klienta za účelem evidence klientů a podávání nabídek a smluv v souladu s právním řádem České republiky dle nařízení GDPR platném a účinném od 25.5.2018
Další typy shromažďovaných údajů:
– informace o bankovním účtu a všechny změny týkající se ho, za účelem platebního styku;
– Informace, které poskytujete obchodním zástupcem při obchodním jednání;
– Informace, které poskytujete za účelem získání našich výrobků a služeb;
– Informace související s předmětem podnikání, tj. používání našich služeb, koupi našich produktů, objednávky zboží a služeb prostřednictvím e-mailové komunikace či na základě telefonického rozhovoru, nebo prostřednictvím třetích stran, které jsme na to zplnomocnily.
Tyto osobní údaje jsou uchovávány po dobu 10 let pro účely archivace. V rámci vyřízení objednávky dochází k zpracovávání osobních údajů za účelem vystavení faktur, vystavení skladových (dodacích) listů, příjmový pokladniční doklad, zabezpečení dopravy i účtování v účetnictví, případně evidence v rámci skladového hospodářství.
Veškeré Vaše údaje získané během platnosti podepsané smlouvy prostřednictvím telefonického rozhovoru, e-mailové či písemné komunikace jsou zpracovány a chráněné v souladu s novým nařízením. Během platnosti kupní smlouvy má zákazník právo a povinnost nahlásit změny týkající se osobních údajů.
Od zákazníků nežádáme a ani neshromažďujeme osobní údaje o nezletilých mladších 16 let.
Důvody shromažďování osobních údajů
Informace a údaje shromažďujeme a zpracováváme pro potřeby podnikání a zabezpečení bezpečnostních opatření při manipulaci s tlakovými nádobami. Žádáme od zákazníků pouze ty osobní údaje, které jsou relevantní a nezbytné z hlediska účelů, pro které se zpracovávají.
Zároveň jsou osobní údaje zákazníka shromažďovány i na plnění našich zákonných nebo smluvních povinností, a mimo jiné na ochranu a plnění našich zájmů, tj. právních nároků vůči zákazníkům a / nebo třetím stranám a sporů s nimi.
Předsmluvní kroky představují aktivity vykonávané prostřednictvím našich obchodních zástupců při prezentací naší nabídky v rozsahu služeb a produktů, vyžadují shromažďovat osobní údaje s cílem naplnění zákaznických očekávání.
Poskytnutí osobních údajů je nutné a nezbytné pro uzavření a plnění rámcové kupní smlouvy, či samotného prodeje. Pokud nebudou poskytnuté osobní údaje nezbytné k vytvoření kupní smlouvy, firma PT GAS CZECH s.r.o. nebude moci vyhovět požadavkům zákazníka, dodat objednané služby nebo zrealizovat objednané služby.
Důvody zpracování osobních údajů:
– Plnění povinností vyplývající z naší obchodní činnosti (prodej produktů a poskytování služeb).
– Zabezpečení platebního styku.
– Nabídka zboží a služeb, které jsou v souladu s potřebami zákazníka.
– Analytické a statistické zpracování dat, plánování obchodních a logistických činností.
– Zjednodušení plnění objednávek, plánování tras a prognózy poptávky.
– Plnění našich zákonně stanovených povinností a požadavků.
– Zpracování jakýchkoli právních sporů se zákazníky nebo třetími stranami, v kterých jsou používány osobní údaje zákazníků.
– Provádění účetních a statistických úkonů.
– Plnění požadavků vůči zákazníkům a dodavatelům.
Veškeré údaje zákazníků jsou používány výhradně pro potřeby vyplývající z kupní smlouvy nebo obchodního styku.
Neposkytujeme osobní údaje o zákaznících třetím stranám bez předchozího souhlasu. Zákazník má právo nás informovat o tom, že nesouhlasí s kontaktováním z naší strany pro jakékoliv další účely po předchozím udělení tohoto souhlasu.
Osobní údaje zákazníka mohou být poskytnuty následujícím příjemcům:
– Interní zaměstnanci: obchodní manažeři, skladoví pracovníci, účetní a finanční oddělení, řidiči zabezpečující dodávku přímo ke zákazníkům.
– Třetí strany, tj. zprostředkovatelé prodeje (oblastní sklady) s kterými jsme uzavřeli obchodní vztah, za účelem plnění smlouvy a umožnění dodávat naše produkty po celém území Česka. Subjekty generující potenciálních klientů, archivace na internetu, subjekty v oblasti výzkumu a statistických analýz, subjekty poskytující služby údržby externích subjektů, servis softwaru a uchování dat, banky, jakož i v případě sporů, vyšetřovatelé, právní poradci, agentury na vymazávání pohledávek, exekutoři, dlužníci a právníci jakož i účastníci sporů.
Žádným jiným osobám neposkytujeme přístup k Vašim osobním údajům, ledaže to vyžaduje nebo je povoleno podle platných zákonů nebo v souladu s našimi pravidly ochrany osobních údajů.
Případy, kdy můžeme zveřejnit osobní údaje zákazníka jiným třetím stranám:
– Dodržování zákonných požadavků nebo odpovědi na povinný právní proces (např. Povolení k prohlídce nebo soudní rozkaz).
– Informace vydané regulačním orgánem nebo jiným subjektům pro právní účely.
– Ověření nebo prosazování dodržování pravidly bezpečnostních opatření při manipulaci s tlakovými nádobami.
– Ochranu práv, majetku nebo bezpečnosti firmy PT GAS CZECH s.r.o. nebo kterékoliv z našich propojených subjektů, obchodních partnerů nebo zákazníků pro jakýkoli jiný účel, který je v zájmu našem a v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.
Osobní údaje zákazníka můžeme postoupit jiným obchodním subjektům v souvislosti s prodejem, postoupením, fúzí nebo jiným převodem celého podniku PT GAS CZECH s.r.o. nebo jeho části k takovému hospodářskému subjektu.
Pokud vznikne nutnost poskytnout osobní údaje zákazníka třetím stranám, omezíme jejich povahu a kategorie jen na ty, které jsou nutné na splnění smluvních závazků VZNIKLÉ vůči zákazníkům nebo vůči zákonným požadavkům.
Způsob ochrany osobních údajů:
– Smluvní zajištění limitů zpracování osobních údajů interními zaměstnanci. Pravidelné školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů dle platné legislativy.
– Vhodné technické, fyzické a administrativní opatření zabezpečení osobních údajů před předvídatelnými riziky (neoprávněný přístup, zveřejnění, zničení nebo úprava dat).
– Děláme vše pro to, abychom zajistili maximální ochranu uchování shromážděných informací v bezpečném operačním prostředí nepřístupném neoprávněným osobám, nejsme však schopni zajistit jejich naprostou bezpečnost. Vzhledem k tomu uchováváme pouze nezbytné osobní údaje potřebné pro podnikatelské účely. Nerealizujeme ani nearchivuje kopie identifikačních průkazů (pas, občanský průkaz, řidičský průkaz).
– Spolupracujeme s třetími stranami, které respektují právo na soukromí a omezujeme jejich přístup pouze k tím osobním údajům, které jsou nutné pro plnění jejich povinností. Výměna informace probíhá pomocí bezpečnostních protokolů, zabezpečující vysokou úroveň bezpečnosti osobních údajů.
Doba uchovávání osobních údajů:
– Rámcové kupní smlouvy se aktualizují každý rok. Předchozí neplatná se skartuje. Shromážděné údaje, osobní údaje související s používáním našich služeb a koupě zboží uchováváme během celého trvání obchodního vztahu se zákazníkem.
– Osobní údaje sloužící pro potřeby účetnictví (faktury) se archivují dostupnými cestami pravidelně elektronicky, fyzicky po dobu legislativně určeného období plus jeden dodatečný rok po ukončení obchodní spolupráce kvůli zákonným, auditním a daňovým požadavkům. Po uplynutí tohoto období jsou osobní údaje související s účtem zákazníka a používáním služeb odstraňovány nebo podléhají anonymitě v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.
Práva zákazníka
– Přístup k osobním údajům zákazníka.
– Úpravu stávajících osobních údajů.
– Vymazání osobních údajů s výhradou jiných právních nebo smluvních závazků.
– Předávání osobních údajů v
– Namítat proti zpracování osobních údajů nebo omezit jejich přesnost, s výhradou jejich odstranění nebo použití či obhajování zákonných práv zákazníka.
V případě reklamací ohledně zacházení s Vašimi osobními údaji, nahlašování změn, vymazání prosím kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: e.kianickova@ptgas.sk.